Retour à l'index Livret blanc : le prototypage de processus Vendredi, 9 Fevrier 2001, par Ian Stokes Sujet : Livrets Blancs Résumé : Ce synthèse du livret blanc est centré sur les techniques de prototypage de processus pour contrebalancer l'informatique, et pour offrir au monde business une prise sur l'impact des processus. " Ce système semble très utile, mais va-t-il permettre à notre équipe de traiter 20 % de clients supplémentaires une fois qu'il sera mis en place ? L'utilisation de ce système pourra-t-il générer des effets non attendus ? Et quel effet sur le moral ? Corps de l'article : Idée phare - penser " processus " : Lorsqu'un changement de business est entrepris, il faut réaligner les 3 composants humains : (rôles, organisation et culture), les processus business avec lesquels ils travaillent, le système informatique qu'ils utilisent. Prototyper des processus peut aider à atteindre une telle synchronisation. Nécessite la saisie et la modélisation des tâches, des rôles et des relations interpersonnelles et pas uniquement des entités et des attributs - un travail d'équipe entre managers, utilisateurs, analystes et développeurs, sur un catalogue évolutif et priorisé de scénario, aura comme résultat la mise en place d'un processus orienté business, efficace et réussi. Une approche basée sur les ateliers de facilitation peut réduire les durées (prototyper un processus est une clé pour " relier le gap sémantique " entre l'informatique et les gens business). Bases : Le prototypage de processus est "une technique permettant d'avoir une compréhension claire d'un processus business et de ses composants informatiques, reliés à des exercices de scénarios et de simulations ". Le prototypage de processus nécessite d'effectuer un projet de conception de processus, de développer des scénarios basés sur les aspects clés de la conception proposée et d'explorer comment cette nouvelle conception de processus tiendra la route. Prototyper des processus permet d'expérimenter des scénarios et de peaufiner les nouvelles façons de travailler. Grâce à leurs spécificités, ces scénarios peuvent constituer un jeu de rôles ou être utilisés dans un atelier. Les scénarios serviront à illustrer le facteur " capacité de " pour l'aspect du business considéré. Un exemple d'une " capacité de " est " la capacité de répondre à n'importe quelle réclamation dans un intervalle d'une heure ". Utilité : Focalisé : assurer la cohérence de la solution par rapport aux objectifs 'business', en s'assurant que les pratiques de travail et le système apporteront une aide aux changements culturels. Efficacité: découvrir les problèmes majeurs, qui pourront être pris en compte le plus tôt possible. Partager (vocabulaire, responsabilités, appropriation). Orienté résultats : réduire les conflits et engendrer la créativité, en encourageant l'examen des impacts et l'exploration pour comprendre les risques d'une multitude de changements reliés les uns aux autres. Adapté à la technologie : permettre à la technologie d'être décrite dans un langage business, fournissant une base améliorée pour estimer les avantages, les priorités, les risques. Quand ? Démarrer le prototypage du processus avant que les objectifs du projet ne soient finalisés et acceptés, parce que le prototypage peut éclairer certains aspects de l'Etude de Faisabilité. Le premier prototypage de processus sert de démonstration à la vision, pour l'appropriation et pour démontrer la valeur de la solution en agrément des coûts / bénéfices. Qui ? Le prototypage est dirigé par le Sponsor du Projet. Il est essentiel d'avoir le personnel approprié, ayant la responsabilité et le pouvoir de décisions. Un rôle important est celui du Coordinateur Processus. Il devrait relier le gap entre l'Informatique et 'Business'. Ou ? Les premiers prototypes sont mieux dans un environnement d'atelier de facilité. Les dernières sessions sont tenues (si possible) dans l'environnement réel, pour la mise au point finale. Une variante utile à cela est un " modèle d'environnement de travail ", où toutes les caractéristiques pertinentes d'un bureau sont données. " Parler et Ecouter - Penser - Faire " : Parler et Ecouter : établir initialement le cadre, les objectifs et les résultats attendus. Puis tester la solution et démontrer par des exemples les aspects de la solution qui réussiront et les aspects qui seront difficiles. Penser : identifier les approches alternatives, puis chercher la synergie et choisir une conception. Cette activité crée un feedback sur la conception de processus basée sur l'expérience des scénarios de processus. Faire : réaliser ou améliorer une solution, reflétant la pensée actuelle. Puis la configurer dans des scénarios spécifiques et la faire fonctionner pour voir si cela marche. Cadre : Les équipes doivent avoir une vision claire de leur propre rôle dans la solution entière et avoir le pouvoir de recommander des améliorations pertinentes : Solution globale selon les standards actuels, et avec des améliorations en termes de réduction de délais et de rentabilité ? Solution détaillée plus rapidement et à moindres coûts, sans augmenter les risques ? Facilitation : Les outils et techniques de brainstorming, d'évaluation et de prise de décision sont utilisés. Les idées des membres de l'atelier doivent être exploitées comme un challenge, débattues et écoutées. Les participants doivent être ouverts et honnêtes pour déterminer si le changement est vraiment faisable. Contexte et contraintes : L'emploi de l'informatique aura un effet sur les scénarios. Dans certains cas les informaticiens peuvent apporter des innovations aux scénarios. Le facilitateur doit s'assurer que tout cela est bien compris et accepté par tous. Modélisation : La modélisation est orientée dès le début vers le business, plutôt que vers les données. Le meilleur choix de techniques dépend de la particularité du projet et les compétences des participants. Rôle de la technologie : La plupart des modèles de processus offrant des modèles de rôles et d'interactions. La composante informatique actuelle pourra être remplacée par le processus établi, aidé par le workflow. Les techniques de modélisation de données sont utilisées pour identifier les informations et les services qu'elles fournissent, plutôt que pour comprendre le processus business. Priorités : Cet aspect s'avère souvent difficile, parce que certains participants veulent décrire tout de suite le processus dans sa totalité. L'équipe doit se focaliser sur l'impact business et prendre des décisions difficiles. Scénario et feedback : Le scénario peut être exposé sur les murs, (tableau blanc, post-its, feutres, tableau historique, symboles magnétiques, etc), explicité de manière électro-nique ou sur papier. Le scénario peut alors être animé et évalué par le groupe de l'atelier, comme un jeu de rôle ou walk-through, aidé par l'informatique. L'apport du prototypage : Le prototypage du processus peut être un moyen d'obtenir des mesures préd-icatives et d'évaluer à quel moment les objectifs 'business' seront atteints. Le prototypage de processus prend la majeure partie des deux premières phases. Cycle de vie et produits DSDM : Etude de Faisabilité : un modèle de processus est utilisé pour illustrer la vision, expliquer les concepts, et comprendre la dimension économique. Etude Business : le prototypage du processus est utilisé pour définir une structure pour l'architecture du business. A ce stade, le prototype donnera les bases d'une meilleure estimation et des plans plus détaillés. Itération du Modèle Fonctionnel : les caractéristiques des éléments d'aide manuels et informatiques sont identifiées en détail. Le processus (complet et intégré avec l'informatique) sert pour valider la fonctionnalité. Itération de Conception et de Réalisation : les scénarios sont utilisés pour tester les solutions complémentaires, ainsi que pour la préparation des descriptions de postes, pratiques de travail et information sur les lieux. La formation est préparée à ce stade et basée sur les scénarios. Mise en œuvre : les scénarios seront utilisés pour la formation et parcourront l'ensemble de l'environnement de travail réel, afin de s'assurer qu'aucun résultat logistique n'a été oublié. 0KB (0 bytes) Publiez vos commentaires sur cet article