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Faciliter un atelier
Jeudi, 3 Janvier 2002, par Ian Stokes
Sujet : Pratique
Résumé :
On vous invite à faciliter un atelier de résolution de problèmes. Où faudra-t-il commencer ? Voici des conseils pour la préparation et la conduite d’un atelier.
Corps de l'article :
Préparation
- Définir le problème et établir des objectifs clairement. Exemple : identifier une charte d’équipe projet.
- Décider sur les bases de la démarche, et des outils applicables. Exemples : brainstorming, analyse fonctionnelle, analyse des causes des défauts, etc.
- Identifier les participants qui peuvent réussir ensemble. Inclure des personnes de chaque discipline concernée. Désigner quelqu’un pour prendre des notes au tableau.
- Choisir un site neutre et confortable. Organiser les tables pour faciliter les méthodes que vous avez prévues.
- Etablir des principes et des règles. Exemples : « Les idées les plus farfelues sont les bienvenues. Mon rôle consiste à gérer le processus, et non le contenu. »
- Echauffer le groupe avec un petit exercice. Exemple : des idées pour utiliser une trombone.
Ouverture
Afficher le problème au mur. S’assurer que tout le monde l’a compris. Inviter des participants à s’exprimer pour initier la session. Une fois que quelques idées s’affichent, vérifier les sentiments en jeu.
Résultats
- Poser des questions ouvertes : Comment ? Quoi ? De quelle façon ? Pourquoi ?
- Encourager les membres du groupe à citer des exemples.
- Soutenir l’expression des idées, surtout de la part des personnes timides.
- Accepter les idées les plus curieuses ; celles-là peuvent servir comme un tremplin.
- Exploiter les mots les plus utiles pour permettre la genèse d’idées : « Dîtes-moi plus. »
- Rester neutre et non-combatif. Ne pas céder à la manipulation.
Personnes difficiles
Certaines personnes dominent et d’autres ne participent pas.
- Accepter que chaque personne puisse contribuer selon son style.
- Re-orienter les discussions vers les personnes qui contribuent moins.
- Demander d’autres points de vues. Suggérer que la personne expose son point de vue plus tard.
- Exprimer des problèmes d’individus en face à face, pendant une pause.
Conflit
Le conflit constructif est source de productivité.
- Clarifier, recadrer, confirmer.
- Chercher des points communs.
- Demander une synthèse des points.
- Proposer que les parties expliquent le point de vue de l’autre.
Clôture
- Permettre cinq à dix minutes pour une revue des possibilités.
- Donner des points à distribuer entre les idées (ex. 100 € à répartir)
- Consolider et confirmer les résultats.
Capitalisation
- Capturer le plus vite possible. Exemple : photographier les tableaux.
- Focaliser sur les points les plus importants.
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